OTIF é uma métrica de desempenho logístico que avalia a capacidade da empresa em entregar os produtos no prazo e com a quantidade correta.
Neste artigo falaremos sobre o impacto dela nas operações logísticas e que diferença isso faz como vantagem competitiva.
1 → O que é OTIF
OTIF é um indicador de desempenho logístico (KPI) que mede a eficiência das entregas de mercadorias.
O significado da sigla é “On Time in Full”, que pode ser traduzida como No Prazo e Completo.
Para que um pedido se enquadre dentro desse indicador, ele deve ser entregue dentro do prazo acordado com o cliente e com a quantidade de produtos correta e sem falhas.
Você sabia?
Os indicadores de desempenho logístico, conhecidos pela sigla KPI (Key Performance Indicator), são métricas utilizadas para medir diversos aspectos dentro de toda a cadeia de suprimentos.
Existem vários indicadores dentro da logística, muitos referentes a determinadas áreas específicas como por exemplo os indicadores da logística de armazenagem, da logística de pátio ou da logística de transporte.
Boa parte desses indicadores são fornecidos por softwares de gestão logística (System Management) e servem para dar visibilidade total aos gestores sobre seus processos e operações, prevendo problemas e resolvendo gargalos rapidamente.
É importante destacar que a escolha dos KPIs deve ser feita com base nas metas e objetivos da empresa, levando em consideração fatores como o segmento de atuação, a concorrência, as tendências de mercado, entre outros.
2 → Para que serve o OTIF e porque acompanhá-lo
O indicador OTIF é utilizado na cadeia de suprimentos para medir o desempenho dos fornecedores e dos próprios processos logísticos das empresas.
O OTIF mede o nível de atendimento ao cliente por meio da avaliação da capacidade da empresa em entregar os produtos no prazo e com a quantidade correta.
Além disso, permite que as empresas identifiquem as causas dos atrasos ou falhas nas entregas e implementem melhorias para evitar que esses problemas aconteçam no futuro, servindo como uma ferramenta de melhoria contínua.
Na prática, podemos dividir o indicador OTIF em 2 métricas.
On Time → A parte do indicador referente ao prazo de entrega firmado entre a empresa e o cliente, sendo ele cumprido ou não.
In Full → aqui entram alguns atributos que compõem a expectativa do cliente em relação à sua entrega, como o estado da mercadoria, qualidade do produto, qualidade do serviço de entrega, entre outros.
Muito deste indicador corresponde à satisfação do cliente com o serviço prestado pela empresa e também é essencial para identificar gargalos em diversas áreas.
Números baixos no critério On Time, podem indicar problemas na gestão de pátio e armazenagem, na linha de produção ou na separação de pedidos, enquanto uma baixa porcentagem ligada ao In Full pode identificar um problema no serviço de atendimento ao cliente, na etapa de pós-compra.
3 → Como se calcula o OTIF
O OTIF é o número de pedidos entregues dentro do prazo e com a quantidade correta de produtos dividido pelo número total de pedidos avaliados.
Porém, devemos levar em conta as duas métricas que explicamos no tópico anterior, antes de calcular.
Vamos entender como isso funciona usando um exemplo simples.
Se em um determinado período foram avaliados 100 pedidos. Desses, 80 foram entregues dentro do prazo (On Time) e apenas 65 pedidos foram entregues com os produtos corretos (in Full).
Com essas informações, podemos calcular o OTIF dessa forma:
| OTIF |
| 80 x 65 / 100 = 52% |
É um exemplo simples e baseado em um número baixo de pedidos, mas algumas empresas ainda podem adicionar critérios próprios para medir a qualidade da entrega, como a integridade dos produtos e a precisão da documentação.
4 → Quais as vantagens de implementar o OTIF na operação
Identificar erros e pontos de melhoria nas entregas
O simples cálculo do OTIF implementado nas suas operações e na logística da sua empresa, já fornece um quadro amplo de melhorias das quais suas operações carecem.
Como já pôde perceber, o OTIF pode servir como uma ferramenta eficiente na identificação de erros, gargalos ou áreas específicas de uma operação que precisam de melhorias.
Aliado às ferramentas tecnológicas de gestão logística como o YMS, WMS, TMS ou um roteirizador, essa identificação de erros e espaços para melhorias se tornam ainda mais efetivas e precisas.
Redução de custos
Uma empresa que consegue melhorar o seu desempenho no OTIF pode reduzir seus custos, uma das maneiras de aplicar essa redução é com a redução de retrabalhos.
Quando a empresa entrega os produtos ou serviços corretos e na quantidade certa, ela evita retrabalhos e correções que podem gerar custos adicionais.
A correção de problemas com entregas malfeitas pode demandar tempo e recursos que poderiam ser utilizados em outras atividades.
Aumentar a satisfação de clientes
A relação entre OTIF e a satisfação do cliente é direta.
Da mesma forma que uma empresa, quando entrega seus produtos dentro do prazo, está atendendo às expectativas do cliente, ela também deixa seu público insatisfeito quando não cumpre o prazo de entrega ou fornece uma quantidade errada do pedido feito.
Ao entregar os produtos de acordo com a métrica OTIF, a empresa melhora a satisfação do cliente e aumenta a sua fidelização.
Isso pode gerar novas oportunidades de negócio e reduzir os custos com aquisição de novos
clientes.
5 → A relação entre OTIF e Forecast
Primeiramente, devemos entender o que é o forecast.
De forma resumida, o forecast de uma empresa é uma previsão de demanda futura, baseada em dados históricos e outras informações relevantes, que ajuda as empresas a planejarem suas operações de suprimentos, produção e distribuição.
A relação entre OTIF e Forecast é que um planejamento de forecast preciso pode ajudar as empresas a atingir um desempenho OTIF mais consistente.
Se a empresa tiver uma previsão assertiva da demanda futura, poderá planejar melhor suas operações de suprimentos e produção para atender a essa demanda dentro do prazo e com a quantidade correta de produtos.
Quando a empresa subestima a demanda, pode não ter produtos suficientes para atender aos clientes, levando a atrasos ou entregas incompletas dos pedidos. Por outro lado, se a empresa superestimar a demanda, pode ter excesso de estoque, o que leva ao desperdício e custos adicionais.
6 → Como implementar o OTIF
Antes de calcular o OTIF, é necessário ter certas informações em mãos para se embasar.
Período que deseja medir: O OTIF pode ser calculado em um período específico, como um dia, uma semana ou um mês.
Número de pedidos: Escolha um conjunto de pedidos para medir o desempenho da empresa. Esses pedidos devem ser representativos do volume normal de negócios da empresa.
Quantidade correta de produtos em cada pedido: Verifique se a quantidade de produtos entregues em cada pedido está de acordo com o que foi solicitado pelo cliente.
Prazo de entrega: Verifique se cada pedido foi entregue dentro do prazo acordado com o cliente.
Documente processos
Documente todas as etapas do processo, incluindo as informações necessárias para que cada etapa seja executada corretamente. Isso inclui informações como:
- tempo de processamento;
- materiais necessários;
- responsabilidades;
- procedimentos de controle de qualidade.
Ao documentar os processos, padronizá-los e manter a documentação atualizada, as empresas garantem que todos os envolvidos trabalhem de acordo com os mesmos padrões e sejam capazes de identificar e corrigir problemas.
Uma equipe bem qualificada também pode ajudar na implantação do OTIF.
Treine a equipe nos processos documentados para garantir que todos estejam alinhados e saibam como executar cada etapa do processo de acordo com os padrões documentados.
Registre as etapas corretamente
O registro de cada etapa das operações de transporte faz total diferença no quão eficiente pode ser uma resolução de problemas ou, na melhor das hipóteses, as chances de prevê-los.
Para isso, é importante atualizar cada registro referente às entregas, como datas de agendamento, motivos de devoluções, fotos (se possível) de ocorrências que impactaram no resultado final, cada mínima alteração no status deve ser registrada, pois servirá de informação, tanto ao resolver problemas pontuais quanto na busca de melhorias.
IMPORTANTE
É essencial destacar que o processo de entrega começa muito antes do pedido sair do seu armazém, ele nasce no seu fornecedor.
A partir daí, a logística entra em cena para gerenciar o fluxo de transporte, estoque e informação, até que o produto chegue ao destino final.
Logo, todas as etapas desde a compra dos produtos ou matéria prima devem ser consideradas para não haver atrasos e prejuízos.
Analise dados periodicamente
Dados são informações e informação nenhuma é desperdiçada dentro da logística.
A análise de dados permite que as empresas identifiquem problemas, monitorem o desempenho, percebam tendências e prevejam o desempenho futuro.
Ao usar essas informações para fazer melhorias, as empresas podem melhorar o desempenho OTIF e atender melhor às necessidades de seus clientes.
Além dos indispensáveis On Time e In Full que são dados principais para se basear ao fazer o cálculo, um exemplo de análise de dados que contribui para o OTIF são os históricos de pedidos.
Eles podem ajudar a identificar padrões de falhas na entrega, como atrasos frequentes ou erros de pedido. Isso permite que a empresa determine a causa raiz desses problemas e tome medidas para corrigi-los.
Integração e alinhamento entre os departamentos
Algo que sempre falamos aqui no Blog é a necessidade de integrar todos os departamentos de uma forma com que todos saibam quais as métricas, metas e objetivos da empresa.
Segundo Isabela dos Santos Ferraz, Analista de Customer Success, esse alinhamento de informações facilita muito a comunicação e evita problemas gravíssimos, incluindo a noção errada do próprio OTIF da empresa.
“Não adianta o departamento de vendas, por exemplo, definir o OTIF como 95%, enquanto a produção sequer tem noção sobre essa métrica e a produtividade permanece sem estar alinhada com o que foi definido”, complementa Isabela.
Ainda segundo Isabela, é frequente esse desencontro de informações onde há casos do cliente fazer um pedido de última hora para o comercial com prazos curtos, e o departamento que recebeu o pedido não repassar a informação para a linha de produção que continua no ritmo de sempre, resultando em um grande problema no momento que o prazo de entrega chega ao fim.
7 → Como um YMS auxilia em indicadores de OTIF
Entre os diversos KPI ‘s fornecidos por um YMS, alguns podem influenciar diretamente no OTIF.
O tempo de carregamento e descarregamento nas docas é um dos principais, pois através desse indicador de pátio logístico, conseguimos ter uma noção bem clara de quanto tempo é dedicado somente com as operações de carga e descarga, podendo identificar gargalos que afetam a saída do veículo para a entrega.
Para Larissa Novaes da Silva, Analista de logística com vasta experiência em OTIF, o YMS pode mostrar informações que fazem total diferença ao identificarmos entraves ainda dentro do pátio logístico.
“Um exemplo disso são alguns caminhões que consomem um tempo considerável em operações de carga e descarga, como por exemplo o graneleiro. É um veículo que dependendo da demanda, além de tomar tempo nas operações, requer a participação da equipe responsável pela segurança do trabalho, já que estamos falando de cargas de saco batido, e não paletizadas, necessitando de alguém subindo no veículo para pegar as mercadorias e repassar para quem está embaixo. São métricas assim, fornecidas por um YMS, que fazem diferença ao identificar onde podemos melhorar o processo logístico do pátio e das docas”, completa Larissa.
O OTIF é uma das várias métricas presentes na logística que se ignoradas podem resultar na perda de tempo, dinheiro e satisfação do cliente.
Por outro lado, se bem implementada, pode ser crucial para melhorar não só o desempenho operacional, como também a satisfação do cliente, que como bem sabemos, é o grande objetivo da logística nos dias de hoje.
