Dentro da Gestão Financeira para transportadoras, ter o controle sobre o que entra e o que sai, assim como saber gerir os recursos disponíveis com responsabilidade, influencia até mesmo no operacional.
Neste artigo, você entenderá melhor como é feita a gestão financeira de uma transportadora e quais as vantagens disso para seu negócio.
1 → O que é gestão financeira
É importante entendermos antes de mais nada, que não existe uma fórmula padrão para a gestão financeira, independente de qual área ela se aplica, embora o conceito seja o mesmo para todas.
A gestão financeira é todo o conjunto de processos que garantem um controle das finanças da corporação.
Em uma gestão financeira ocorre, entre vários outros:
- controle de gastos
- redução de custos
- faturamento
- acompanhamento
- planejamento
- definição de metas
- atendimento ao regime tributário
Quando falamos especificamente de transportadoras, devemos olhar não apenas para o óbvio como redução de custos, como também para o aumento dos resultados que influenciam diretamente no lucro da empresa.
2 → Porque fazer a gestão financeira na transportadora
Dentro de uma transportadora, o conceito de gestão financeira é o mesmo, porém, as características desse nicho específico de uma empresa de transportes, levam a gestão a se adaptar ao mercado onde ela atua.
Planejamento mais assertivo
Dentro do controle financeiro de uma empresa, o planejamento é uma base de grande importância para evitar e também prever problemas futuros.
Quando falamos de gestão financeira, devemos ter em mente que no caso de uma transportadora, isso também impacta na parte operacional.
Segundo Sabrina Abreu, Analista Comercial da Rodoind Transportes, mesmo após o fechamento com um cliente, muitas coisas ainda podem mudar ao longo do processo e esse é o grande desafio da gestão em uma transportadora.
“O grande desafio de uma gestão financeira em uma transportadora é enfrentar esses desafios do dia-a-dia. Mesmo com um frete fechado com um cliente, muita coisa pode ocorrer como: acidentes, mudanças climáticas, problemas com veículo. É necessária uma boa comunicação entre todos os envolvidos e um planejamento eficaz para saber lidar com esses possíveis imprevistos“, explica.
Base para criação de metas
Muito da criação de metas de uma empresa, incluindo transportadoras, está diretamente ligada à gestão financeira.
Se é necessário um investimento maior em um setor específico como comercial, marketing ou contração de mão de obra, é a gestão financeira que após ter em mãos um planejamento sólido (como dito no tópico anterior), irá dizer se é possível ou não.
Sem a gestão financeira como base para a construção de metas em uma empresa, as chances dessas metas não serem alcançadas ou serem desde o início, mal construídas, são enormes.
Nas palavras de Pedro Delforno, Diretor Financeiro da Trackage, a gestão financeira é principalmente sobre gerenciar recursos.
“Quando uma meta é traçada, é a gestão financeira quem descobre de onde e se será possível arrumar recursos para o cumprimento dessa meta. Ela faz esse meio de campo entre o recebimento e o repasse de recursos para que as coisas ocorram como planejado.”
Identificação de problemas
Ainda segundo Pedro, problemas dentro de uma gestão financeira ocorrem geralmente por conta de fluxos de processos mal direcionados (que consequentemente também impactam no fluxo de caixa).
Por exemplo, se existe um fluxo de caixa planejado e surge de última hora algo que necessitará de uma liberação de verba para ser realizado (como um evento), isso compromete todo o controle financeiro.
Dentro de uma transportadora, com suas particularidades relacionadas ao transporte, as metas e o planejamento devem fazer sentido.
Reservas direcionadas à manutenção de veículos, seguro, extravio de cargas, se coisas como essas não são corretamente dimensionadas, pode ser um problema lá na frente.
Dentro da gestão financeira muitas vezes também ocorre um equívoco quanto ao suposto faturamento alto.
Como dissemos ali em cima, o planejamento financeiro é o que mantém isso sob controle, pois sem ele, é comum que a lucratividade de uma companhia não cubra seus gastos quando a conta chega, e aí o estrago já está feito.
3 → Como implementar uma gestão financeira eficiente
Defina um controle de contas
O controle de contas, ou de fluxo de caixa, como chamamos, é essencial para a saúde financeira da empresa.
Pode parecer algo simples e até óbvio quando falamos que os gastos não podem nunca ser maiores do que os ganhos.
Acontece que na prática, ter esse controle de forma assertiva não é uma das tarefas mais fáceis do mundo, principalmente se for feita de forma inteiramente manual.
Além de demandar uma responsabilidade grande, pois estamos lidando com dinheiro, é necessário constante monitoramento e agilidade no repasse de informações entre as áreas.
Para isso, o auxílio de softwares que ajudem na gestão administrativa e financeira são ótimos para evitar gargalos.
Mais abaixo, veremos um exemplo que pode ser de grande ajuda.
Mantenha atualizado o fluxo de caixa
Vamos entender, em primeiro lugar, o que é um fluxo de caixa.
Se formos resumir em palavras simples, podemos dizer que o fluxo de caixa é basicamente um relatório contendo todas as entradas e saídas do fluxo financeiro da empresa dentro de um período de tempo pré-determinado.
É tido como uma ferramenta de controle financeiro, talvez a mais importante dentro da gestão financeira de qualquer empresa.
E qual o objetivo prático do fluxo de caixa?
O fluxo de caixa serve principalmente para projeção futura, pois com as informações de entrada e saída contidas nele, é possível planejar gastos sem comprometer as finanças, além de manter ativo o capital de giro dentro da empresa.
O que registramos na ferramenta
- Recebimentos – todo capital que entra, seja por vendas, recebimento de duplicatas, entre outros, deve ser registrado.
- Pagamentos – aqui é onde toda a saída de dinheiro é registrada, desde pagamentos de contas mensais até gastos pontuais, tão importante quanto o recebimento, nada pode passar despercebido ao registrar a saída.
- Previstos – geralmente feito em um período de pelo menos três meses, esses são lançamentos futuros, incluindo saída e recebimento.
Por fim, manter o fluxo de caixa atualizado consiste em fazer os lançamentos diariamente (conforme ocorram, é claro), evitando deixar espaços pré definidos entre uma atualização e outra (de três em três dias, semanalmente, quinzenalmente).
Basicamente, assim que ocorrer uma saída ou entrada no fluxo de caixa, ele deve ser alterado.
Com esses devidos cuidados, o fluxo de caixa acaba compondo o planejamento financeiro da transportadora, servindo também para que os gestores entendam quais os melhores períodos para investirem em melhorias dentro da empresa e quais períodos deve-se ter uma contenção maior de gastos.
Conte com a tecnologia
Assim como qualquer tipo de gestão, o auxílio da tecnologia hoje em dia é indispensável.
No caso da gestão financeira, temos uma ferramenta que muito tem auxiliado os gestores dessa área, além de reunir diversas funcionalidades que geram um impacto positivo na empresa como um todo.
Estamos falando do ERP.
O ERP é um Sistema de Gestão Empresarial que centraliza todas as informações de todos os departamentos da empresa em um só lugar.
Isso deixa todo o fluxo logístico mais orgânico, fazendo com que tudo funcione em conjunto.
O software reúne diversas funções integradas em um único sistema, incluindo o módulo financeiro e o de projetos.
Módulo financeiro
Independente de qual seja o ERP utilizado, uma função voltada para o departamento financeiro da empresa estará presente.
Nesse módulo, tudo relacionado ao faturamento, fluxo de caixa, compra e vendas, emissão de boletos e agora, novos recursos digitais como a opção de pagamentos por pix, é integrado.
Além disso, a parte da documentação também é feita, evitando a conhecida demora gerada pela dependência de outras pessoas.
É possível enviar DANFE e XML das NF-es emitidas por email para seus clientes de forma automatizada.
Módulo de Projetos
Atuando tanto no controle logístico quanto no financeiro, permite gerenciar os projetos da sua indústria, informando entre outras funções:
- custos de projeto;
- eficiência da equipe responsável;
- horas de trabalho investidas no projeto;
- acompanhamento do custo orçado vs efetivo de projetos, evitando gargalos de investimento.
A gestão financeira de uma empresa deve sempre ser sinônimo de organização e responsabilidade.
Traçar metas, planejar com antecedência e entender que a tecnologia – alinhada ao olhar estratégico – é o melhor caminho para uma gestão eficiente, faz com que a transportadora não tenha apenas o financeiro controlado, mas o operacional em perfeita sintonia.
