O YMS Trackage Maestro é uma ferramenta de Gestão de Pátio com monitoramento, agendamento e controle logístico, sendo uma das principais soluções do mercado.
Neste artigo, veremos como funciona o sistema e como implantar o YMS Trackage Maestro na sua empresa.
Com o YMS Trackage Maestro, tornamos os processos no pátio mais precisos, eliminando gargalos comuns na Gestão de Pátio, oferecendo indicadores (KPI’s) e relatórios para tomadas de decisão.
Com uma plataforma 100% online e simples de utilizar, o YMS Trackage Maestro se adapta aos diferentes fluxos de cada operação.
Aqui, veremos na prática como usar o YMS Trackage Maestro, desde os primeiros passos, após a contratação do sistema, até a implementação completa da solução.
1 → Primeiros passos
Simulação com a equipe Trackage
Nesse primeiro momento, a pessoa representante do projeto recebe o acesso à plataforma e a equipe Trackage faz a simulação do uso da ferramenta, ou seja, uma demonstração guiada.
“A empresa escolhe uma pessoa para conduzir a implementação do sistema. Não necessariamente ela vai usar o YMS Trackage Maestro no dia a dia, mas sim ser responsável pela utilização dele pelos envolvidos no fluxo da operação, auxiliando na máxima performance da ferramenta”, explica Hiago Silva, Analista de Onboarding da Trackage.
Nessa fase, a pessoa acompanha todas as etapas da operação e tira suas dúvidas.
Cursos Trackage University
Além da simulação, é importante que todas as pessoas envolvidas no fluxo da operação, ou seja, que irão utilizar em sua rotina o YMS Trackage Maestro e/ou o App Motorista Trackage, façam os cursos sobre as soluções para dominar a ferramenta.
É importante lembrar que a pessoa representante da empresa (geralmente um coordenador ou gestor logístico que lide diretamente com os processos) deve repassar os dados de acesso ao Trackage University para a equipe e demais envolvidos, como transportadoras e motoristas, e orientar sobre a importância da realização dos cursos.
2 → Cadastro de perfis
Depois de finalizarmos os primeiros passos, o início da implementação começa com o cadastro dos perfis de usuários, isto é, todos que usarão o YMS Trackage Maestro.
Transportadoras
Por padrão, quando o representante da empresa é escolhido, passamos para ele os dados de acesso à ferramenta e na própria etapa de simulação, mostramos a ele o processo de criação de usuários.
Pela lógica, antes de criarmos um usuário que utilizará o YMS diariamente (como por exemplo, um motorista), precisamos criar um usuário voltado para a transportadora, de onde sairá posteriormente o usuário do motorista.
Motoristas
Criada a transportadora dentro do sistema, podemos criar os usuários dos motoristas, correspondentes a cada transportadora que atuará na logística da empresa.
Cada motorista terá seu usuário individual cadastrado no sistema, contendo informações sobre o profissional, o veículo e a empresa transportadora a qual ele responde.
Grupos
É possível agrupar determinados tipos de usuários, facilitando assim sua localização no sistema e tornando o gerenciamento deles mais prático.
O grupo transportadora, por exemplo, envolve como o nome sugere, as transportadoras cadastradas no sistema.
Usuários
Além de motoristas e transportadoras, outras pessoas podem ter cadastros individuais dentro da plataforma, sendo obviamente colaboradores que atuem nos processos logísticos diariamente e tenham contato com a plataforma do YMS Trackage Maestro, como gestores, operadores, entre tantas funções presentes no dia-a-dia da logística da empresa.
3 → Configurações e cadastros de novos agendamento
O agendamento é feito após o cadastro do usuário transportadora ser inserido no sistema.
Antes de iniciar qualquer agendamento, precisamos primeiramente definir com o cliente, alguns parâmetros em relação aos horários de agendamento que serão possíveis, de acordo com o negócio.
Essa configuração é feita apenas uma vez, sem a necessidade de repeti-la a todo novo agendamento.
Depois disso, o usuário transportadora deve ser criado.
Sem o usuário transportadora, não é possível realizar o agendamento, pois motoristas não têm acesso a essa funcionalidade, somente as transportadoras.
Quando a transportadora abre a tela de agendamento para marcá-lo, as informações abaixo devem ser inseridas:
- Quem está fazendo o agendamento (área/cliente);
- O tipo de operação (carga ou descarga)
- Horário de agendamento;
- Documentação (CPF) do motorista que será responsável pela operação;
- Nome do motorista;
- Transportadora;
- Tipo de veículo;
- Placa do cavalo e placa da carreta (se houver);
- Número do pedido;
- Volumes do pedido;
- Informações adicionais (se houver);
- Lacre (caso o veículo seja lacrado em casos de operações de descarregamento).
Após isso, basta aguardar os responsáveis pela operação aprovarem o agendamento.
4 → Orientação a motoristas sobre aplicativo ou totem
A orientação aos motoristas a respeito do aplicativo e do uso do totem é feita para instruí-los quanto ao uso da ferramenta.
Temos vídeos com o passo a passo mostrado ao motorista, passando desde o cadastro do motorista na aplicação, até o check-in feito posteriormente na portaria.
O uso do Totem é feito com um tablet posto em alguma estrutura física logo na entrada, onde o motorista poderá validar sua entrada com o aplicativo e depois não terá mais necessidade de conferir ou receber mensagens durante o trajeto.
5 → Atualização das etapas ativas da jornada
Seguindo essa ordem cronológica do fluxo logístico dentro da Gestão de Pátio, temos a atualização de todas as etapas da jornada sendo feita na dashboard do programa, onde podemos visualizar em tempo real as mudanças dentro das operações, como por exemplo:
- Entrada e saída de motoristas;
- Docas disponíveis e docas ocupadas;
- Horário de chegada e horário de saída previsto para cada veículo;
- Veículos que atrasaram a chegada;
- Veículos que faltaram na operação;
- Ranking das transportadoras com maior índice de atraso;
- Operações de carga e descarga em andamento;
- Entre outras.
6 → Suporte de especialistas Trackage
O suporte ao cliente do YMS Trackage Mastro é feito com periodicidade, após a contratação, ocorrendo semanalmente e com o passar do tempo, tendo os intervalos entre um suporte e outro, mais longos, a depender da necessidade.
Além disso, o suporte ocasional, aquele referente a bugs e quaisquer problemas com a ferramenta também é feito pelos especialistas da Trackage, podendo acioná-lo pelos canais de atendimento.
FAQ → Pelo FAQ é possível encontrar uma central de artigos para esclarecer dúvidas frequentes sobre nossas soluções.
Blog → No Blog da Trackage há diversos conteúdos sobre logística e sobre a ferramenta YMS.
Chat – Pelo chat é possível entrar em um atendimento em tempo real com um dos nossos especialistas.
Ticket → Os Tickets são abertos para fazer uma solicitação, enquanto nossos atendentes não estão disponíveis naquele momento.
Treinamento → Os treinamento feitos pelo Trackage University capacitam os usuários da plataforma, e são atualizados de tempos em tempos.
O TMS Trackage Maestro é uma ferramenta prática e fácil de compreender, mas para isso, é necessário se capacitar com os cursos e ter o apoio adequado da equipe Trackage, para que assim a implantação do software possa deixar todos os envolvidos nas atividades diárias, em um mesmo nível de compreensão.
O YMS Trackage Maestro é, além de uma ferramenta de auxílio logístico, uma solução para os problemas que a Gestão de Pátio até hoje enfrenta dentro do setor.
