O processo de tomada de decisão consiste na identificação do problema, avaliação de possibilidades, análise situacional e a escolha da decisão que deve ser tomada. No entanto, esse processo é mais abrangente e envolve uma série de questões organizacionais que devem ser estruturadas e fundamentadas para garantir o sucesso da companhia.
Tomada de decisão nas corporações: o que é
Consiste na decisão de duas ou mais alternativas que tem por objetivo alcançar uma meta, otimizar resultados ou maneiras de poupar custos. Mas não se resume apenas a isso: para que a decisão seja correta e precisa, deve estar alinhada com o planejamento estratégico da empresa e com os valores que a mesma segue.
Além disso, os gestores e líderes responsáveis pelas decisões devem ponderar suas consequências tanto para a equipe quanto para a companhia. Afinal, deve-se medir o quanto cada parte será afetada positivamente ou negativamente.
Desafios da tomada de decisão no dia a dia
A rotina de líderes, coordenadores e gestores de equipes logísticas, sejam elas quais forem, é repleta de obstáculos para uma tomada de decisão consciente. Conheça alguns deles:
- Dificuldade em encontrar uma informação
- Falta de visibilidade na cadeia de suprimentos
- Imprevistos nos pátios
- Filas de espera de motoristas
- Falta de organização dentro das docas
Cinco etapas para uma tomada de decisão de sucesso
1. Identificação do problema ou oportunidade
O primeiro passo para uma decisão é identificar o problema ou oportunidade e medir a sua urgência em resolver, a gravidade ou impacto que pode trazer para a empresa e a avaliação de melhora ou piora a longo prazo.
Aos que atuam como gestor ou coordenador de projetos e operações logísticas, cabe a responsabilidade em identificar gargalos na produção e falhas que carecem de atenção para resolver. Além das soluções usuais, como ampliação de equipe ou criação de novas funções, pode-se também implantar softwares que otimizam esses processos e trazem mais visibilidade para análise de dados.
Quando falamos em implantar novos softwares, nos referimos a oportunidades de negócio. As seguintes perguntas podem ser feitas:
• Senso de urgência – a compra de uma ferramenta ou tecnologia vai permitir um fluxo mais produtivo e eficiente de trabalho se implantada hoje?
• Resultado – quanto em média (X%) a oportunidade impactará positivamente?
• Melhoria – a longo prazo, quanto teremos de vantagem competitiva em termos de produção, redução de custos e eficiência na relação tempo e produtividade?
2. Levantamento de dados e problemas reportados
Ao dirigir-se à operação, o líder hoje pode se deparar com alguns problemas que já são diários na sua rotina de trabalho: ineficiência nas operações dentro dos pátios, com filas extensas de caminhões para adentrar no pátio e imprevistos com equipes, entre outras.
Levantar dados e analisar é o primeiro passo, seguido por reuniões com as equipes em busca de feedbacks e levantamento de mais informações que podem colaborar para uma análise mais ampla e uma tomada de decisão mais fundamentada.
3. Análise de dados adicionais
A coleta de dados é importante para chegar a uma análise precisa e uma conclusão concreta, mas e quando o gestor ainda tem problemas para levantar outros dados? São normalmente planilhas com erros, ou uma sequência de sistemas e planilhas em diversas pastas que dificultam ter uma visão ampla do todo.
Nesse caso, tudo deve ser colocado na ponta do lápis O gestor deve analisar todos estes dados, listar os prejuízos (seja tempo ou dinheiro) e ver o quanto o sistema e o método de trabalho de hoje está rendendo para a companhia.
4. Validando sistemas para otimização logística
Com os dados em mãos, esse é o momento de validar as alternativas disponíveis para tomada de decisão, que devem estar alinhadas com o planejamento estratégico da empresa.
Essa etapa pode consistir em um brainstorm com a equipe de líderes de diversas operações que estarão direta ou indiretamente ligados à escolha da solução. Isso é feito para levantar ainda mais informações e vantagens, além dos ganhos e perdas com cada escolha. Pode-se também formar grupos para propor soluções e analisá-las em conjunto.
Após trabalhar com clientes como 3M, DHL e outras grandes empresas, aprendemos que é muito útil fazer um test-drive com ferramentas de otimização e analisar os resultados. Após um período de 3 a 6 meses, compara-se a operação automatizada com as métricas antigas e determina-se quanto a ferramenta gerou em produtividade.
A Trackage já oferece um trial dos seus produtos, permitindo testar as ferramentas nas operações e avaliar os resultados em curto prazo.
5. Trabalhando a solução
Nesse momento, outras questões devem ser levantadas em relação à solução a implementar:
- o que se ganha
- o que se perde
- o que se ganha ao não fazer
- o que se perde por não fazer a escolha de softwares de otimização
Por exemplo:
- O que se ganha?
Visibilidade em toda cadeia logística, monitoramento em tempo real, gestão de ativos e pessoas, redução no tempo de espera dos motoristas, acesso unificado à informação. - O que se perde em não implementar?
Ficar refém de processos humanos ou manuais, sujeitos a falhas e perdas de tempo que a ferramenta poderia otimizar. - O que se ganha por não implementar ?
Financeiramente, não haverá gastos com softwares e manutenção, além da licença de uso da ferramenta. - O que se perde por não fazer a otimização?
A produtividade, redução de custos ou receita gerados pela solução tecnológica podem ser bem maiores do que o custo de sua implantação, ao reduzir o tempo de espera de motoristas ou agilizar processos. Perde-se a precisão de dados e informações, falta de acompanhamento em tempo real com informações tardias que geram tomadas de decisão improvisadas.
O trial é importante pois funciona como um test-drive da solução e já permite metrificar as operações com um mês de uso. Com a ferramenta, é possível saber atividade de empilhadeiras, controlar ativos, monitorar e rastrear pessoas e objetos, além de propriamente gerir os pátios e docas com mais precisão.
Tomada de decisão feita e acompanhamento de resultados
Após a tomada de decisão acontece o próximo passo é metrificar e acompanhar os resultados do trial e os benefícios que trouxeram e ainda trarão para a empresa, além dos impactos que atingiram a mesma.
Quando falamos em otimização logística, nós pensamos em ajudar empresas a melhorar o tempo de resposta dentro dos seus pátios e docas, com redução de filas, organização e visibilidade de toda cadeia. E quando falamos mais especificamente de tomada de decisão, queremos tornar esse processo indispensável de gestão de pátios mais organizado, rápido e eficaz.
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