YMS: o que é, como funciona e porque usar

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YMS ou sistema de gestão de pátio é um software de monitoramento, agendamento e controle de logística.

Yard Management System (Sistema de Gestão de Pátio) ou YMS surgiu na esteira da logística 4.0 e junto com o WMS (Sistema de Gestão de Estoque) e o TMS (Sistema de Gestão de Transporte) tornaram a logística mais dinâmica e centrada em dados. 

Na prática, o YMS atua especificamente na gestão de pátio e dá ao gestor uma visão completa de toda a movimentação desde a chegada de um veículo na portaria (check in) até a sua liberação (checkout). 

A partir dos dados fornecidos pelo sistema, o gestor do pátio recebe informações valiosas de possíveis gargalos na operação

Por exemplo, se a operação possui 10 docas é possível verificar e comparar a produtividade de todas e fazer otimizações se for necessário. 

Segundo Lílio Rocha Neto, Chief Evangelist da DHL, o uso do YMS na operação ajudou a reduzir gargalos e filas na portaria em até 60%.

E para entendermos melhor o conceito do sistema de gestão de pátio, neste material vamos explicar como implantar o sistema, como ele funciona, dicas práticas de uso e os principais caminhos para ter uma gestão de pátio otimizada e sustentável.


1. Como funciona um YMS

Como apontado acima, o YMS é um sistema que agiliza e otimiza toda a gestão de um pátio, controlando a movimentação de veículos, ativos e docas. 

Na prática, o sistema vai dar visibilidade de toda a operação, sendo possível ter dados e informações de cada etapa do processo, funcionando da seguinte forma:

O que é yms - gestão de pátio

Visibilidade total da operação

Um dos principais desafios superados pelo YMS é a visão geral que ele dá ao gestor sobre a operação. 

É essencial destacar, que ao fazer o agendamento, a empresa fornecedora antecipa o envio de notas fiscais e outras informações à empresa receptora. 

Essa, por sua vez, pode antecipar a conferência de NFs, verificar se o volume da carga corresponde ao pedido realizado e validar data e horário agendado para a descarga. 

Tudo ocorrendo bem, após o check in da chegada feito na portaria (ou local definido para isso), tanto motorista quanto operadores logísticos podem se comunicar a partir do sistema.

Além disso, os operadores logísticos têm, em tempo real, a:

  • Localização do veículo;
  • Tempo médio utilizado em cada etapa do processo.

Maior eficiência dos manobristas 

Com a visibilidade total do pátio, manobristas e outros recursos ganham eficiência. 

Isso evita que haja tempo perdido procurando veículos no pátio. Outro ganho aqui está na economia de combustível de empilhadeiras. 

No caso da Whirlpool, que utiliza o sistema de gestão da Trackage, o uso do YMS para a gestão da movimentação de empilhadeiras, o aumento na produtividade foi de 13%.

É possível também integrar o software com outros sistemas (TMS, WMS) para expandir a visão do desempenho dos ativos.


O que é?

WMS →  é um Sistema de Gestão de Estoque, ou seja, com ele é possível ter uma precisão sobre a entrada e saída de mercadorias do estoque.

TMS → o Sistema de Gestão de Transporte monitora a movimentação de cargas de um ponto ‘A’ até um ponto “B”. 


Alinhamento do processo

Com a implantação de um YMS, o processo é otimizado. A partir do uso do sistema, fica claro para todas as pessoas envolvidas qual é o fluxo da carga dentro do pátio e o papel de cada uma para o bom andamento do todo. 

O sistema compartimenta a gestão do pátio em etapas, logo, a responsabilidade e a participação de todos se torna transparente. É possível avaliar onde está cada gargalo na operação e atuar sobre ela.

Redução de custos

1 → ativos: com maior visibilidade do pátio, como já citado, é possível evitar gastos desnecessários procurando veículos no pátio, ou mesmo deslocando equipamentos (como empilhadeiras) sem necessidade.

2 → mão de obra: como a visualização completa do pátio, todo o processo se torna mais transparente, sendo possível atuar pontualmente em gargalos.

3 → Multas por atrasos: com o processo transparente para todos, possíveis multas por atrasos, diárias ou mesmo permanência indesejada de motoristas no pátio são evitadas.

2 → Porque usar um sistema YMS ( Gestão de Pátio)

Dentre os vários desafios da gestão de pátio, as operações manuais são as que mais causam problemas e perdas financeiras às empresas, aponta estudo da Fourkites

Outro problema está na falta de visibilidade das métricas do pátio. Para 27% das empresas, esse é um problema grave. 

Como destacamos acima, esses dois pontos são resolvidos de forma imediata por um YMS, além disso, de acordo com pesquisa, um YMS aumenta a produtividade das docas entre 20% e 40% e os custos com diárias ou outros problemas derivados de atrasos são reduzidos entre 40% e 80%.

3 → Benefícios de um Yard Management System

Como base no que temos até aqui, fica claro, que um YMS proporciona automação, sincronização e visibilidade, em tempo real da operação dentro de um pátio.

O sistema, além de auxiliar na gestão do pátio, se torna uma ferramenta para tomada de decisões estratégicas, baseada em dados.

Como todo o processo ganha eficiência, as melhorias podem ser medidas etapa po etapa.

Gestão de portaria

Com o uso do YMS, tanto motoristas como porteiros agilizam seu trabalho. No sistema fornecido pela Trackage, por exemplo, a empresa pode definir uma cerca eletrônica e o motorista, já com agendamento realizado, efetua check in assim que entra na área. 

A partir deste momento, o porteiro recebe uma notificação e inicia o processo, que será todo automatizado. 

Gerenciamento de docas

Digamos que sua operação possui 15 docas e há 30 veículos agendados para um período. Como você já tem o agendamento dos fornecedores é possível antecipar necessidades e deslocar equipes entre as docas.

A organização prévia pode aumentar muito a produtividade e evitar filas dentro e fora do pátio. 

É essencial destacar que o agendamento digital é essencial para evitar gasto de tempo com telefonemas ou e-mails desnecessários. Você consegue atuar pontualmente no que merece a sua atenção.

Relatórios e análises

Há inúmeros artigos, matérias e especialistas falando sobre a importância do uso de dados para tomada de decisão e como diferencial competitivo. 

Vamos a um exemplo, hoje ter a entrega mais rápida, olhando para última milha, é literalmente uma corrida e os consumidores buscam além do preço a rapidez da entrega. 

A mesma lógica, guardada as proporções, pode ser aplicada em operações logísticas, pois sempre há alguém esperando a carga. 

Logo, ter os dados corretos sobre a operação é crucial para traçar planos de ação, gerar economia e aumentar a produtividade das operações. 

Algumas métricas fornecidas por um YMS

  • Número de agendamentos;
  • Número de check-ins e check outs por período;
  • Tempo médio de um veículo, por etapa, no pátio;
  • Produtividade por doca;
  • Produtividade por equipe;
  • Localização de ativos e veículos no pátio;
  • Desempenho por transportadora;

Além disso, outras vantagens do uso de uma sistema de YMS são:

  • organização da movimentação de veículos no pátio;
  • redução de tempo e custos com estadias a motoristas no pátio;
  • recebimento antecipado de documentos;
  • agendamento para Inbound e Outbound;
  • integração com aplicativo do Motorista;
  • evitar estacionamento de veículos sem agendamento prévio no interior da unidade;
  • planejamento da capacidade de carga/descarga das docas;
  • redução do espaço físico com veículos parados aguardando carga ou descarga de materiais;
  • painel de sala de espera, para exibir horários das próximas descargas;
  • bloqueios de agenda;
  • relatórios sobre toda a operação
  • Comunicação em tempo real com motoristas

4 → Eu preciso de um YMS?

Quanto a sua empresa está perdendo pela falta de visão estratégica da operação logística? 

Independente se o seu negócio possui 1 (uma) ou 1000 (mil) docas você precisa de um sistema que automatize e forneça à gestão dados estratégicos para reduzir custos, ou mesmo reduzir rupturas nas gôndolas. 

Contudo, um ponto importante é entender todas as funcionalidades do produto e quais delas são aderentes às suas necessidades. 

Definindo necessidades

Alguns problemas comuns às empresas são:

  • visibilidade da operação 
  • métricas da operação
  • veículos chegando de última hora
  • devolução de cargas por inconformidades
  • filas na portaria
  • pátios lotados
  • multas ou pagamento de estadias
  • perdas de cargas;
  • horas extras desnecessárias dos operadores logísticos.

Se você tem qualquer um destes problemas, um YMS vai te ajudar, contudo vá além, busque informações com sua equipe e com fornecedores de quais pontos necessitam de atenção imediata. 

Com a lista em mãos, busque uma solução que as atenda e também

  1. possua integração com WMS e TMS;
  2. possua app para comunicação com motoristas;
  3. tenha automações para substituir processos manuais;
  4. possibilite a colaboração entre todas as etapas;
  5. possua relatórios completos para análise;
  6. seja 100% online (em nuvem); 
  7. possua equipe de treinamento e suporte. 

Conclusão 

Um YMS irá dar fluidez e te ajudar a entender ainda mais a sua operação, onde estão os gargalos e se sua operação é sustentável ou não. 

Uma dica importante, como descrita acima, é ter uma ideia de quais problemas você quer resolver e trazer essa discussão para a empresa fornecedora da solução.

Continue no blog para entender mais sobre temas da logística.