O WMS é a sigla de Warehouse Management System.
Trocando em miúdos, é o software necessário para a gestão eficiente de um estoque, armazém e todo espaço físico destinado a armazenar e organizar mercadorias.
Com várias funções que veremos nesse artigo, o WMS é um dos três principais sistemas de gestão utilizados hoje em dia na logística dos centros de distribuição, ao lado do YMS e do TMS.
Conheça agora a importância desse software dentro da logística e tudo que ele pode trazer de bom para o seu negócio!
1 → O que é e para que serve um WMS
O WMS é um Management System, ou MS, como costumamos chamar dentro da logística, voltado para a administração de estoques.
A sigla em inglês para Warehouse Management System, em tradução livre, podemos chamar de Sistema de Gestão de Armazém.
Tendo um impacto direto na cadeia de suprimentos, esse sistema otimiza e integra todos os processos internos relacionados à armazenagem dos centros de distribuição.
E por que eu deveria adotar um WMS no meu CD?
Pelo mesmo motivo pelo qual o uso de um YMS é indispensável em uma gestão de pátio.
Um sistema de gestão, além de auxiliar no gerenciamento de todas as tarefas daquela área, economiza um tempo que quase sempre é desperdiçado na tentativa de resolver problemas manualmente.
Falando especificamente da área de armazenagem, o tanto de tempo e consequentemente, de dinheiro que você perde a longo prazo por não integrar seus processos e automatizar as tarefas, impacta diretamente na qualidade do serviço aos olhos do cliente final.
Imagine você como consumidor, aguardando ansiosamente por uma entrega na qual você investiu dinheiro, o tempo de espera que continua contando e a expectativa da chegada do produto.
A entrega atrasa dois dias em relação ao tempo estimado.
Você, consumidor, por mais paciente que possa ser, não tem a menor obrigação de saber ou se importar com o porquê e onde aconteceu o problema que resultou nesse atraso.
Foi no transporte a caminho da sua casa? Foi na linha de produção da fábrica?
O que importa é que a experiência do consumidor foi afetada e o domínio de sua marca também.
Muitas vezes esses atrasos ocorrem justamente no despacho da mercadoria ao sair do estoque e ser direcionada para a operação de carga, dentro do pátio.
Os motivos podem ser vários:
- diferença do estoque na planilha (em caso de uso manual de pranchetas) e o estoque físico encontrado;
- avaria no produto, identificada apenas no momento da expedição;
- falta do produto no estoque, resultando em mais um pedido de última hora para o fornecedor;
- falta de documentação necessária para o despacho;
- confusão na emissão de pedidos.
Em um estudo feito pela Deloitte, 75% dos líderes industriais utilizam softwares de otimização dentro da logística como o WMS.
Ainda segundo uma pesquisa feita em 2018 pela Logistics Management, sistemas WMS já eram a realidade de 90% das empresas. Imagine o quanto isso já pode ter crescido de lá para cá.
2 → Como funciona
Agora que entendemos que o WMS atua diretamente na gestão do armazém e facilita a vida de todos os operadores envolvidos nos processos de armazenagem, vamos ver quais as principais etapas da gestão de armazém o WMS mais influencia.
Distribuição
A distribuição é um dos pilares da gestão de armazém, fazendo a ponte entre ele e o pátio e tendo participação direta no sucesso da expedição de mercadorias.
O WMS auxilia isso emitindo notas fiscais, ajudando no processo de paletização, impressão de etiquetas e compondo planos de armazenagem.
Geração de relatórios
Algo que consome um tempo absurdo da parte dos operadores dentro do estoque são os relatórios.
Sabemos que termos relatórios atualizados nas mãos a cada tanto tempo estabelecido pelo gestor, é indispensável, logo isso aumenta ainda mais o tempo investido nisso.
O WMS emite esses relatórios de forma automática e configurável de acordo com a necessidade daquele estoque, permitindo ter informações corretas nas tomadas de decisões estratégicas dentro da logística de um armazém.
Tecnologia RFID voltada para o estoque
O RFID é um sistema de identificação por radiofrequência.
Pode parecer confuso, mas no nosso dia-a-dia temos isso implantado de forma bem comum, acredite.
Sabe o cartão de pedágio do “SEM PARAR”? Pois é!
Ele utiliza essa tecnologia, facilitando sua vida assim que se aproxima do local e liberando a cancela para você.
Intuitivo, automático e prático. O RFID permite diversas aplicações e uma delas, dentro da logística, é o rastreio de produtos em estoque.
Etiquetas com a tecnologia RFID geralmente são postas nos produtos e assim que entram ou saem do estoque, esse registro é contabilizado no WMS, alterando em tempo real a contagem o estoque, além de permitir o rastreio e facilitar para o operador encontrar o que precisa sem passar minutos procurando.
Dashboard
É claro que assim como todo MS, não poderia faltar no WMS uma dashboard eficiente.
A tela de dados e estatísticas que existem em outros Management Systems, também entra aqui, geralmente mostrando dados como:
- movimentações internas dos itens;
- expedição;
- recebimento;
- documentos movimentados;
- visualização por período,
- áreas de estoque que precisam de novos recursos.
Mapeamento e solicitações por Picking
Chamamos de Picking o processo de separação e armazenagem voltado para a distribuição.
Ele se divide em 4 fases:
- Recebimento
- Armazenagem
- Separação
- Expedição
É importante que ele tenha uma estrutura já formada envolvendo todas as 4.
E quando dizemos estrutura, não nos referimos apenas à estrutura física (armazém), mas à estrutura do processo como um todo.
No mapeamento por Picking, o WMS faz uma análise usando informações geradas diariamente em cada processo de picking, dando ao gestor a oportunidade de planejar ações de negócio, baseadas em possíveis cenários simulados pelo WMS.
Em relação às solicitações, nós sabemos que dentro de um estoque as movimentações ocorrem pela procura desses produtos.
Com o uso do WMS, o sistema pode sugerir melhorias para uma grande movimentação de caixas, em que o produto se encontra inadequado.
Isso dá uma organização de espaço físico bem maior.
3 → Vantagens competitivas do WMS
Quando falamos em vantagens competitivas, nos referimos às melhorias internas que algo traz para nossa empresa, mas que indiretamente acaba afetando nossa concorrência com outros do mesmo setor, por fazer das nossas operações um diferencial.
Vamos conhecer agora algumas dessas vantagens.
Produtividade
Um dos principais problemas dentro da logística são os gargalos na produtividade, isso sem dúvida nenhuma é um problema para o gestor, mas quando sabemos que nossa produtividade está garantida, já é uma preocupação a menos.
Produtividade e economia são duas faces de uma mesma moeda. Se a sua produtividade está em baixa por conta de algum gargalo, automaticamente mais tempo e dinheiro precisará ser entrar em jogo para resolver aquele problema.
O WMS acelera a produtividade quando reaproveita o espaço físico mal utilizado através de estatísticas geradas, pelo processo de picking automatizado, pelo rastreio de encomendas em tempo real, entre outros.
Padronização
Ainda fazendo um gancho com o que falamos acima sobre produtividade, padronizar as operações tem influência nisso.
Uma gestão de estoque padronizada de forma correta, com processos automatizados e uma organização limpa, facilita principalmente o processo de expedição de mercadorias.
Um despacho rápido e livre de erros, futuramente se torna uma entrega rápida, eficiente e que fideliza o cliente pelo cumprimento do prazo.
Redução no tempo de espera
Lembra do RFID mencionado lá em cima?
Junto com ele, a tecnologia do QR Code também agiliza e muito a entrada e saída de produtos do estoque, e não só isso: informações como peso, validade, modelo de produto, tudo isso é registrado, alimentando um banco de dados.
Isso deixa o tempo de espera do cliente final, praticamente livre de atrasos e a experiência do cliente, algo satisfatório.
Comunicação Interna
Se você já trabalhou ou conhece alguém que trabalhou em armazém, sabe que a tarefa de comunicação nem sempre é algo fácil.
Informações passam de um ao outro de forma equivocada, faltam dados no final de tudo e erros são cometidos, resultando em prejuízo.
Com o uso do WMS isso acaba, pois os dados coletados são automaticamente transferidos para a dashboard, de forma assertiva, bastando alguém conferir sempre que necessário.
Integração
Já falamos um pouco sobre isso no artigo sobre ERP, mas é sempre bom mencionar o quanto a integração entre softwares de logística só ajuda o gestor.
O WMS, se integrado a outros sistemas, de preferência um YMS como o Trackage Maestro e um TMS, facilita demais essa transição entre etapas da cadeia de suprimentos, sem dependermos da confirmação de uma área específica para dar início a uma outra etapa.
Essa estratégia da logística deu origem ao que chamamos atualmente de LMS.
Geralmente, a LMS une dois principais processos de gerenciamento logístico – armazenamento e transporte – de forma integrada, automatizada e contínua.
Isso torna toda a administração desses setores algo prático e fornece uma visibilidade mais ampla das operações.
Nesse sistema, as bases de dados são unificadas e as informações de cada processo são utilizadas para alimentar o próximo.
Tornar essa integração orgânica e automatizada, é certamente um diferencial frente à concorrência.
O estoque é parte fundamental do fluxo logístico de um pátio e tão importante quanto, quando paramos para pensar na cadeia de suprimentos de forma geral.
Se o transporte tem uma grande influência na satisfação do cliente, ao final da entrega, o estoque não fica distante disso, já que é o início de todo o processo da encomenda até seu comprador.
Com um WMS, a produtividade e o ganho de tempo ficam garantidos, preparando seu negócio para ser referência dentro da logística.
